Att hantera din inkorg kan vara en skrämmande uppgift i dag. Från dessa viktiga e-postmeddelanden måste du se till de som bara kommer i vägen, det kan vara tråkigt att organisera allt för att se vad du vill se.
Om du använder Mail-appen på din Mac kan du ställa in e-postregler som hjälper dig att hantera allt. Rikta e-postmeddelanden när de anländer, markera dem så att de är lättare att upptäcka och rensa upp din inkorg, så här är hur.
Öppna Mail-appreglerna
Med din Post appen är öppen, följ dessa steg för att komma åt regler område.
1) Klick Post från menyn och välj Inställningar.
2) Klicka på i fönstret som öppnas regler.
3) Alla regler du har ställt in visas. Klicka på om du vill skapa en ny Lägg till regel.
Skapa en postregel
När du klickar Lägg till regel, en ruta visas med olika alternativ för den typ av regel du vill skapa. Börja med att beskriva din regel eller helt enkelt ge den ett namn som är vettigt för dig. Gå sedan vidare för att ställa in det.
Ställ in villkoren
Nästa avsnitt är där du ställer in villkoren för det inkommande e-postmeddelandet. Efter ordet Om, välj endera Några eller Allt från listrutan. Fråga dig själv, vill du att något villkor som du anger ska uppfyllas eller alla av dem?
Efter det ställer du in villkoren för att uppfylla och du har många alternativ att välja mellan. Den första rutan är för de e-postmeddelanden som kommer in och hur man identifierar dem. Så välj mellan val som:
- Vem e-postmeddelandet kommer från, vem som kopieras eller vad som finns i ämnesraden
- Datum skickat eller mottaget
- Om avsändaren är i dina kontakter eller inte, är en VIP eller är medlem i en grupp
- Om e-postprioriteten är hög, normal eller låg
- E-postmeddelandet innehåller en viss typ av bilaga
Beroende på vilket alternativ du väljer ser du olika alternativ. Till exempel, Avsändaren är i mina kontakter, Prioritet, eller Meddelandet är skräppost erbjuder inga ytterligare villkor att ställa in. Men andra ber om ytterligare villkor. Till exempel, Tillbehörstyp ber dig att välja från en lista och datum skickat eller mottaget ber dig om e-poståldern.
Du kan behöva bestämma vad meddelandet ska innehålla, inte innehålla, börjar med, slutar med, eller är lika med. Följ det genom att mata in text i den tredje rutan. Så du kan ange något som "Från innehåller ordet Apple" eller "Ämnet innehåller ordet försäljning".
Ställ in åtgärderna
När du har ställt in villkoren för det inkommande e-postmeddelandet bestämmer du vilka åtgärder som ska vidtas. Välj mellan alternativ som:
- Flytta meddelandet till en annan brevlåda eller mapp
- Ställ in meddelandets färg
- Svara automatiskt på eller vidarebefordra meddelandet
- Ta bort meddelandet
- Markera meddelandet som läst
Precis som med villkoren du ställer in kan handlingarna begära mer information. Om du väljer Flytta meddelande, Du måste välja brevlåda och mapp. Eller, om du väljer Ställ in meddelandets färg, du måste välja färg och om den ska gälla för bakgrunden eller texten.
När du har angett din beskrivning, villkor och åtgärder klickar du på OK och din nya regel är redo att gå. Du kommer då att se den i din lista med regler i rutan Inställningar.
Om du någonsin vill ändra en regel, välj den och klicka på Redigera. Du kan också klicka Duplicera för att kopiera en regel och sedan göra små ändringar eller Ta bort en regel du inte längre behöver.
Exempelregler
Är du inte säker på hur dessa regler kan hjälpa dig? Här är några exempel.
- Flytta meddelanden från din chef till din arbetsmapp.
- Få meddelanden när du får meddelanden från din mamma.
- Flagga och svara automatiskt på meddelanden markerade med hög prioritet.
- Radera meddelanden automatiskt med vissa ord i ämnet.
- Spela upp ett ljud när e-postmeddelanden med mediabilagor anländer.
Som du kan se kan regler inte bara hjälpa dig att organisera din inkorg genom att flytta eller ta bort meddelanden, utan också få aviseringar för viktiga eller automatiskt flagga meddelanden som gör dem lättare att upptäcka.
Dessutom kan du ställa in mer än en uppsättning villkor och åtgärder för ett meddelande med plustecknen i de avsnitten för att lägga till mer.
Regler för postregler!
Det tar inte lång tid att ställa in regler i Mail-appen och när du gör det kan du använda dem för att organisera din inkorg utan att lyfta ett annat finger. Är du redo att börja ställa in några regler? Låt oss veta vilka du skapar som hjälper dig mest.
Och titta på hur du filtrerar e-postmeddelanden på din iPhone och iPad eller hur du arbetar med e-postregler i Gmail.
